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Guía de Gestión de Inventario para Integrar el Slotting

La optimización del slotting de depósito es todo un desafío para la gestión de inventario. Sin un adecuado sistema de apoyo, es tedioso y propenso a errores. Con los adecuados sistemas para automatizar este proceso, las gestiones de inventario están libres para enfocarse en las decisiones a nivel macroeconómico con un impacto real en la última línea. A pesar que las soluciones de slotting no son nuevas en el mercado, una nueva generación de capacidades están disponibles para optimizar la toma de decisiones a nivel inventario. La nueva optimización del slotting aumenta la capacidad del gerente de inventario de tomar decisiones, proveyéndole una mejor visión de toda la operatoria. Este informe describe las tareas típicas de la gestión de inventario y como la nueva generación de herramientas de slotting optimizan el slotting del depósito y el tiempo del gerente de inventario.

DESAFIOS DEL SLOTTING

La optimización del slotting de depósito puede ser un trabajo de tiempo completo.Para la mayoría de los DCs (Centros de Distribución) la mezcla de los ítems es constante. Los ítems cambian de envase y por lo tanto su forma de manipularlos. Los nuevos ítems reemplazan a los viejos (o son agregados). La estacionalidad, promociones, demanda y  otros factores fuera de control cambian la velocidad del ítem en forma impredecible. Muchos DC se encuentran con las limitaciones físicas que impiden el despacho a determinados lugares. Cuando el número de elementos activos supera la capacidad de almacenarlos, solo se almacenan los productos más preciados. El resto de los ítems se ubicará de la mejor manera tratando de lograr lo mejor entre lo ideal y las instalaciones físicas reales. Dado el constante cambio de y la inflexibilidad de las limitaciones físicas, el proceso de evaluación continuo y la toma de decisiones correctas a nivel slotting pueden ser en vano si no se poseen de las herramientas adecuadas.

Muchas de las aplicaciones de slotting fueron desarrolladas para abordar este desafío. Desafortunadamente, muchas de ellas solo se centran en la velocidad de recolección del inventario y en la distancia que deben recorrer. Ellas ignoran el lado humano de la ecuación no teniendo en cuenta los efectos del mismo sobre el proceso del trabajo.

Para juzgar el impacto económico de los cambios potenciales de los cambios en el slotting también se requiere de un análisis de los cambios en el trabajo basados en estándares discretos y en los posibles efectos sobre la precisión, calidad y seguridad.

Los siguientes párrafos describen como las gestiones de inventario suelen enfocarse sobre decisiones de slotting y como DigitaLogistix® de RedPrairie mejora el proceso y sus resultados.

CREANDO UN PLAN

Cada DC necesita un plan de slotting. Esos planes empiezan con un objetivo muy alto: minimizar el costo por unidad despachada manteniendo la calidad. A partir de ese objetivo, muchos supuestos caen:

• Poner los ítems más importantes en los pick faces más accesibles.

• Poner cada ítem donde pueda ser recolectado en forma segura.

• Minimizar el trayecto de los ítems más frecuentes.

• Cumplir con las regulaciones y condiciones de almacenamiento de determinados ítems.

La mayoría de los planes de slotting están creados desde una visión macro de  almacenamiento de ítems según las instalaciones y sin tener en cuenta el momento en que fue realizado. Los planes de slotting son generalmente fáciles de diseñar desde un nivel alto, pero como dice el viejo refrán “el demonio está en los detalles”. Cuando el slotting es realizado manualmente, muchos de eso detalles son de sentido común y no necesitan ser aclarados. Un producto congelado debe ir a un freezer. Los ítems pesados, en la parte inferior, los huevos en la última instancia de recolección. Muchas gestiones de inventario han internalizados esos conceptos tanto que nunca los tienen que explicitar cuando explican su plan.

Cuando se usan sistemas de slotting automatizados esos conceptos deben estar representados en el sistema. Estos esfuerzos a menudo se ven frustrados porque el gerente de inventario conoce los atributos del ítem y su ubicación pero no están volcados al sistema. El mayor problema es la información que los gerentes de inventario generalmente desconocen. Por ejemplo, ¿colocar un ítem en la cima del estante en la parte delantera, puede ser recolectado más rápidamente que si es colocado en una zona de recolección secundaria o que puesto en la cima de un área “de oro”? ¿Cómo la ubicación del ítem impacta sobre la reposición y la recolección? ¿Cómo el hecho de cambiar la ubicación de un ítem impacta sobre la eficiencia de la recolección? Estas y muchas otras preguntas afectan las decisiones de slotting y requiere del entendimiento de cada puesto de trabajo y del nivel de las instalaciones y de la habilidad de simular los impactos de los cambios.

Por lo tanto, para garantizar que las decisiones de slotting produzcan el mayor beneficio posible, las aplicaciones de slotting deben ser simples, flexibles de capturar la información conocida y tener la habilidad de simular todos los aspectos de los cambios potenciales de slotting.

EJECUCIÓN

La ejecución se puede realizar en varios escenarios del negocio:

• Se evalúa un área o una instalación completa para ponerla en funcionamiento con el plan. Generalmente esto se realiza al comienzo o cambio de temporada.

• Se determina un slot específico para uno o más  ítems nuevos. Se determina el rango de estos nuevos elementos con los existentes y que desplazamientos se producen como resultado.

• Se evalúa un área o una instalación completa para movimientos oportunos sobre bases regulares.

Cuando la tarea de slotting se realiza manualmente, es una irrealidad asumir que un buen trabajo y la evaluación de todos los factores puedan hacerse sobre una base regular, generando re-slots. Con la implementación de un sistema que haga los cálculos de los números, una frecuente evaluación sobre la norma, los re-slots son una excepción.  Mientras el sistema se adecué a los modelos del plan trazado, y el tiempo de acceso a la información sea más corto, el sistema por sí solo se convierte en vigilante.

Usamos la frase “Plan de Slotting” por una razón: Los planes son raramente absolutos. La mayoría de los gerentes de inventario solamente van a querer hacer algún movimiento cuando su actual ROI no es el adecuado. Así cuando un ítem no es más apto para esa ubicación, tiene que haber una razón de peso para ese movimiento. Entonces las reglas, no importando si están bien definidas o no, no siempre se aplican inmediatamente. El peligro de esto es que es una pendiente resbaladiza. ¿Cuánta tolerancia es suficiente? ¿Dónde está el punto ROI?

Las oportunidades de re-slot están siempre presentes, cuanta  más información hay, hay más para tamizar. Además el movimiento de un producto puede traer repercusiones en la ruta de las órdenes y en los listados de recolección, etc.

Para que sea verdaderamente eficaz la aplicación y la ejecución de una política de slotting debe estar integrada con el sistema operacional del DC como gestión de depósito y gestión de sistemas de mano de obra. Esto permite que el plan de slotting sea un complemento natural de la operatoria del DC como la reposición y la entrega.

MEDICIONES DE EFECTIVIDAD

Una medida eficaz de slotting es la reducción de costos como resultado de la optimización. El costo por unidad despachada no debe tener una tendencia al alza a lo largo del tiempo. Con un buen sistema “guardián” de slotting el costo general de procesamiento tendría que estabilizarse y moverse sobre bases regulares. Por lo tanto el objetivo de un plan de slotting es mantener o mejorar el costo total por unidad enviada.

Cuando el plan de slotting es implementado, los resultados tienen que ser visibles al usuario a través del reporte del sistema. Un alto nivel de métricas como el costo por unidad despachada debe ser controlado en las tendencias. Si un alza es determinada, se debe analizar el motivo sobre una base de métricas establecidas.

Algunas de esas métricas se corresponden directamente con el  plan de slotting como el promedio de ruta por ítem y el tiempo estándar actual vs. el previsto.

Otras métricas se correlacionan con la fuerza de la mano de obra como el desempeño según estándares, porcentajes indirectos, porcentajes de asistencia, horas extras, etc.

La mayoría de los sistemas solo se enfocan en mesurar y no tienen la capacidad de integrar la información de todos los sistemas relevantes como mano de obra, desempeño y por supuesto el WMS.

La ventaja de los sistemas integrados es que todas las métricas operatorias y el slotting están disponibles para ser monitoreados y analizados. Esto permite una gestión en tiempo real de la operativa del DC, cumpliendo con la demanda del cliente reduciendo costos.

OPTIMIZACION Y SOPORTE  EN LA DECISION

Con un plan dualmente representado en el sistema, un “guardián” buscando oportunidades y métricas honestas, el gerente de inventario puede focalizarse en una mejora continua. ¿Qué pasa si a una gran variedad de ítems se les dio acceso a determinada zona? ¿Qué pasa si los slots son pequeños? ¿Qué sucede si un error en el tiempo de recolección incide en el proceso?

Hay una serie de opciones que el gerente de inventario puede considerar. Pero hasta ahora, se guiaban por la intuición, corazonadas o ensayo/error para contestar estas preguntas.

Esto ha cambiado con las herramientas de soporte y decisión de DigitaLogistix®.

Explotando el modelo de ingeniería y las capacidades de simulación de DLx® Labor, el sistema puede ser usado en distintos supuestos escenarios y luego reproducirlos contra los datos reales de producción. Esto proporciona un pronóstico exacto de los beneficios económicos que causarían un cambio antes de ser implementado. Los gerentes de inventario pueden probar los distintos escenarios buscando la mejor solución, sin gastar ni tiempo ni dinero en cambios y sin interrumpir la actual operatoria. Esta es la mejor y sofisticada herramienta de planeamiento que funciona en base a datos reales de producción.

SLOTTINGCTL™ – LA PROXIMA GENERACION EN FUNCIONALIDAD SLOTTING

La herramienta de slotting de DigitaLogistix® llamada SlottingCtl™ de RedPrairie® combina la velocidad de inventario con los factores humanos basada en discretos estándares que evalúan el impacto económico de los cambios en materia slotting antes de ser implementados. Esto no solo automatiza el proceso de slotting, permite a los gerentes de inventario tomar mejores decisiones con los mejores beneficios para la compañía. Con el módulo SlottingCtl de DigitaLogistix, la flexibilidad es el tema central del sistema. La definición de los atributos está basada en los mapeos de las expresiones de los datos y es tan poderosa como la base de datos SQL, siendo un lenguaje en sí mismo.

Cuando son integradas a una SCE (Supply Chain Execution) líder, las aplicaciones del DigitalLogistix, DLx® Warehouse  y DLx® Labor, son un rico conjuntos de atributos que combinados con el sistema y un poderoso editor brinda la posibilidad de agregar o modificar lo previsto. Es importante tener en cuenta que la flexibilidad debe ser adecuada con la facilidad de uso de la interfaz del usuario.

La configuración del sistema con el plan de slotting debe hacerse por adelantado para no tocar dicha configuración hasta que nuevas situaciones cambien. El sistema debe ser intuitivo y ofrecer documentación complementaria, ayuda en línea, y materiales de capacitación para llegar a los usuarios rápidamente en el momento de la implementación y cuando se tienen que modificar las normas.

Como modulo integrado de RedPrairie, los sistemas DLx Warehouse y DLx Labor y SlottingCtl,  comprende cada área del DC en un nivel discreto, como también las variables de las instalaciones como ser esquema, distancias de ruta, velocidad y limitaciones de los equipos, etc. SlottingCtl  usa esta información junto con una amplia selección de criterios definidos por el usuario que incluyen velocidad de recolección de los productos, familia de productos, consideraciones de peso y tamaño, normas operativas de las instalaciones, ergonomía y requerimientos especiales de almacenaje como ser materiales peligrosos, para calcular el impacto de todos los cambios potenciales en materia slotting. Es solo a través de la comprensión del trabajo, las características de las instalaciones y las velocidades de las órdenes que los planes de slotting se pueden desarrollar y proporcionar la mayor eficiencia y ahorro posibles.

DigitaLogistix suite emplea el poderoso modelo de ingeniería y las capacidades de simulación de DLx Labor teniendo como resultado un plan que no solo evalúa los potenciales movimientos, sino que los califica según su ROI basándose en actuales y discretos estándares de ingeniería. Con esta funcionalidad, se hace mucho más fácil la toma de decisiones complejas como ser:

• ¿Cómo balancear la velocidad de recogido, distancias, ergonomía y problemas de equipamiento para optimizar las áreas de pick face?

• ¿Vale la pena el desplazamiento de una maquinaria lenta para el pick face de un nuevo ítem? (Nunca se deja espera y vacíos los pick faces!)

RedPrairie cree que el slotting es algo más que un factor de salida de las empresas. Por tal razón la lógica de simulación no solo incluye la recolección del producto sino también reposición, despacho y otros factores operacionales.

Las decisiones en materia de  slotting influyen en todo el flujo del producto como también en las instalaciones y optimiza un área altamente costosa.

SlottingCtl tiene un enfoque holístico en la ejecución .Evalúa los efectos de los cambios de slotting en todas las áreas operacionales para producir el verdadero impacto económico de los potenciales cambios. La alternativa con el beneficio económico adicional puede ser ejecutada automáticamente por el sistema sin necesidad de interrumpir las tareas. Por lo tanto, no solo se gana el beneficio económico del re-slot, sino que se evita el costo de corte/proceso de re-slot asociado con los sistemas de slotting tradicionales.

SUMARIO: UNA SOLUCION INTEGRAL

Los depósitos y centro de distribución no son estáticos. La variedad de productos y la demanda van cambiando constantemente. Si el plan de slotting no es continuamente evaluado y actualizado, la operativa se deteriorará fácilmente. Sin embargo evaluar manualmente el slotting es una tarea casi imposible. Un sistema de apoyo es necesario. Sin embargo las aplicaciones de slotting que no tienen en cuenta el contenido del trabajo y las decisiones de slotting en todas las áreas del DC, corren el riesgo de producir resultados poco óptimos para las instalaciones en su conjunto. Es necesario un enfoque  integral que considere todos los aspectos de las tareas y las funciones que estas implican.

Asimismo, el plan de slotting tiene que ser una parte más en las operatoria normal, no una costosa aberración. Una SCE integrada puede proporcionar este flujo fluido desde la planificación a la ejecución.

Una vez que el nuevo plan de slotting es ejecutado, el trabajo no está terminado. Las métricas apropiadas deben ser monitoreadas y analizadas continuamente para asegurarse que los resultados no decaigan con el tiempo. Esto requiere de herramientas de analíticas para evaluar los resultados y las capacidades de simulación para comprobar el potencial de las mejoras. Solamente de esta manera el DC puede tener actualizado el inventario y el entorno de distribución.

Las capacidades analizadas en este documento fueron permitidas gracias las aplicaciones integradas de DigitaLogistix®. En cualquier organización, mucha gente tiene distintos trabajos y no necesariamente están comunicados, limitando potencialmente el flujo de información sobre el cual los planes de slotting están basados.

Con DigitaLogistix, el gerente de inventario tiene acceso a todos los datos operacionales que reflejan fehacientemente los costos de despacho de los productos. Esto permite reemplazar los tediosos e incompletos procesos manuales por una integración continua de datos. Los cambios en la mezcla de productos se detectan previamente y se actúa en consecuencia. Y a utilizar los recursos en forma correcta, incluyendo el más preciado: el tiempo.

 

                  

Para mayor información respecto a soluciones de RedPrairie y otros temas de logística llame a Boreal Technologies al +54.11.5353.0303 o acceda a  www.borealtech.com  o solicite información a info.ar@borealtech.com.

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